SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

PENDIDIKAN PADA KEMENTERIAN AGAMA (KEMENAG) RI

Oleh

Saepullah Ma ruf

Yudi Imansyah

BAB I

PENDAHULUAN

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu cepat pada era globalisasi saat ini, sangat terasa pengaruhnya dalam berbagai bidang kehidupan masyarakat, mulai dari bidang sosial, politik, budaya dan termasuk bidang pendidikan. Sehingga harus cepat pula perubahan dan perkembangan iptek tersebut secara serius direspon oleh masyarakat.

Untuk itu bidang pendidikan dalam hal ini lembaga pendidikan yang di dalamnya ada madrasah dan pondok pesantren perlu melakukankan perubahan secara terus menerus seiring dengan perkembangan jaman. Dalam rangka menanggapi serta menjawab tuntutan kemajuan iptek tersebut madrasah dan pesantren salah satunya harus bisa menyediakan layanan informasi yang cepat, lengkap, akurat, tersusun rapi dan akuntabel, untuk pemutahiran data lembaga pendidikan yang akan dijadikan acuan untuk mengeluarkan kebijakan, perencanaan pendidikan, manajemen pendidikan dan lain-lain.

Dalam menghadapi globalisasi, sistem informasi semakin dibutuhkan oleh lembaga pendidikan, khususnya dalam meningkatkan kelancaran aliran informasi dalam lembaga pendidikan, kontrol kualitas, dan menciptakan aliansi atau kerja sama dengan pihak lain yang dapat meningkatkan nilai lembaga pendidikan tersebut.

Dalam rangka membangun informasi yang handal, dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pendidikan. SIM Pendidikan adalah sebuah sistem informasi. SIM Pendidikan ini dikembangkan secara terpadu dimulai dari proses operasional pendaftaran siswa baru, proses akademik, pengelolaan keuangan, sampai operasional siswa menjadi alumni, sehingga manajemen pendidikan menjadi lebih mudah dan terkontrol.

Kementerian Agama RI khususnya dalam bidang pendidikan telah menggunakan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pendidikan yang diharapkan menjadi solusi untuk kemajuan lembaga-lembaga pendidikan yang berada di bawah naungan kemanag RI, SIM Pendidikan tersebut diharapkan mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM pendidikan yang tangguh, maka akan sulit rasanya lembaga pendidikan yang baik dan maju akan terwujud, karena SIM Pendidikan menolong lembaga-lembaga pendidikan dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, meningkatkan kontrol, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya.

BAB II

PEMBAHASAN

A.     Sistem Informasi Manajemen Pendidikan pada Kemenag RI

Kementerian Agama RI dalam hal ini Ditjen Pendis telah menerapkan kebijakan satu pintu (terintegrasi) di dalam pelaksanaan pendataan pendidikan Islam, melalui Sistem Pendataan EMIS (Education Management Information Sistem), yang memiliki slogan “Dengan semangat "satu pintu", kita wujudkan data pendidikan islam 100% valid”. Sistem Pendataan EMIS merupakan satu-satunya instrumen penjaringan data pokok pendidikan Islam resmi di lingkup Ditjen Pendis. Seluruh jajaran Ditjen Pendis (pusat dan daerah) harus mendukung gerakan pendataan pendidikan Islam satu pintu, melalui Sistem Pendataan EMIS.

EMIS adalah sebuah metode manajemen formal dalam penyediaan informasi pendidikan yang akurat dan tepat waktu sehingga proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengembangan proyek, dan fungsi-fungsi manajemen pendidikan lainnya dapat dilaksanakan secara efektif. Dalam pengertian lain EMIS adalah sekelompok informasi dan dokumentasi yang terorganisasi dalam melaksanakan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, analisis, dan penyebaran informasi yang digunakan untuk manajemen dan perencanaan pendidikan. Sistem EMIS digunaka untuk mengatur data dan informasi pendidikan dalam jumlah besar yang dapat dibaca, diambil kembali, diproses, dianalisis, dan disajikan dan disebarkan. Inti dari pengertian tersebut adalah sebuah sistem informasi manajemen pendidikan yang mengatur data dan informasi pendidikan untuk disimpan, dikelola, dianalisis, dan digunakan dalam pengambilan keputusan pendidikan. (Dodi Irawan Syarip, dan Rosidin. Sistem Manajemen Data, hlm. 20)

Penggunaan EMIS dalam sistem informasi manajemen pendidikan di lingkungan kementerian Agama memiliki tujuan sebagai berikut: (1) Memperkuat kemampuan untuk mengatur, merencanakan, dan mengawasi alur informasi antar instansi yang saling berhubungan. (2) Memadukan seluruh informasi yang berhubungan dengan manajemen kegiatan pendidikan dan menyajikannya secara ringkas dan menyeluruh. (3) Memperbaiki kapasitas pengolahan, penyimpanan, dan analisis data dalam menyediakan informasi yang terpercaya dan tepat waktu bagi perencana, pemimpin, dan penanggungjawab bidang pendidikan. (4) Mengkoordinasikan proses pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, analisis dan penyebaran informasi dalam manajemen pendidikan. (5) Memudahkan dan meningkatkan penggunaan informasi yang sesuai oleh berbagai instansi dan perorangan pada semua jenjang agar perencanaan, pelaksanaan, dan manajemen pendidikan dapat lebih efektif. (6) Menyederhanakan alur informasi dalam pengambilan keputusan dengan menghapus proses duplikasi dan perbedaan pengisian informasi. (7) Mengaitkan berbagai sistem informasi yang ada. (8) Memadukan berbagai sumber informasi kuantitatif dan kualitatif dalam suatu sistem, dan (9) Memperbaiki proses pengumpulan, penyebaran, dan penggunaan informasi manajemen pendidikan dalam menanggapi perubahan kebutuhan informasi. (Ibid, hlm. 20-21)

EMIS yang merupakan sistem lama rintisan departemen agama pada waktu itu berawal dari sebuah proyek pinjaman luar negeri. Proyek tersebut didanai dari Asian Development Bank (ADB) untuk peningkatan mutu pendidikan lanjutan pertama pada tahun 1994-1998. Setelah proyek pertama berhasil maka dilanjutkan dengan proyek kedua dan yang ketiga dari ADB yaitu Proyek Peningkatan Mutu Pendidikan Dasar atau Basic Education Project (BEP) dan Proyek Pengembangan Madrasah Aliyah atau The Development of Madrasah Aliyah Project (DMAP). Kedua proyek tersebut berlangsung sampai tahun 2000. Pada tahun 2001 proyek EMIS telah didanai secara penuh oleh pemerintah melalui APBN. Hal ini menunjukkan keseriusan pemerintah terutama dalam mengelola data pendidikan sehingga data tersebut dapat digunakan dalam perencanaan pendidikan maupun kebutuhan-kebutuhan lain yang membutuhkan data pendidikan, khususnya data pendidikan di madrasah.

Sebagai sebuah sistem yang telah dirintis sejak tahun 1994, EMIS diberikan harapan besar untuk dapat memenuhi kebutuhan akan data pendidikan agama secara cepat dan tepat. EMIS selalu mengalami perbaikan dan peningkatan sehingga mampu memberikan data maupun informasi yang dibutuhkan oleh pengambil kebijakan baik di tingkat pusat maupun di tingkat daerah. Data dan informasi tersebut berasal dari madrasah-madrasah maupun guru pendidikan agama Islam yang diambil secara langsung melalui instrumen yang diisi oleh masing-masing madrasah maupun guru pendidikan agama Islam sehingga diharapkan apa yang ada di dalam EMIS merupakan data riil yang ada di lapangan sehingga dapat digunakan oleh pengambil kebijakan dalam setiap perancangan suatu kebijakan.

Dalam perjalanannya, perkembangan EMIS lebih ditentukan oleh kebutuhan data dan informasi tentang lembaga-lembaga pendidikan Islam dan lembaga-lembaga lainnya dibawah Ditjen Pendidikan Islam untuk memberikan gambaran lebih jelas, tepat dan akurat agar dapat membantu dan mengupayakan pengembangan dan pembangunan lembaga-lembaga pendidikan Islam, hingga dapat benar-benar sejajar dengan pendidikan umum, yang lebih dulu mendapat dukungan dari pemerintah.

Sejak Februari 2002 EMIS resmi menjadi "Bagian Data dan Informasi Pedidikan", oleh karena itu kegiatan Pendataan, Pengolahan, Pelaporan, Pelayanan dan Sosialisasi Data serta Informasi Pendidikan menjadi tanggung jawab Bagian tersebut. Dengan terbentuknya kelembagaan tersebut, penting artinya agar selalu dapat memenuhi seluruh kebutuhan data dan informasi bagi pembangunan dan pengembangan lembaga-lembaga pendidikan Islam di Indonesia. Namun demikian, terdapat kendala lain yang berkaitan dengan perubahan struktur di lingkungan Kementerian Agama, unit Data dan Informasi Pendidikan belum terakomodasi pada seluruh Propinsi di Indonesia, apalagi Kota/Kabupaten. Hanya pada beberapa propinsi struktur tersebut sudah diterapkan sama dengan struktur organisasi Kementerian Agama Pusat. Berdasarkan SOTK terbaru, maka mulai Januari 2013 berubah menjadi Subbag Sistem Informasi.

Data pendidikan yang dihasilkan dari sistem pendataan EMIS akan menjadi dasar acuan dalam perencanaan program dan anggaran pendidikan Islam. EMIS berperan dalam menunjang proses perencanaan dan pengambilan kebijakan program Pendis. Sejauh ini, 87% data EMIS menentukan kualitas perencanaan, sehingga harus terus ditingkatkan dengan meminimalisir berbagai kelemahan yang terjadi selama ini.

EMIS menjadi sumber utama referensi data di lingkup Ditjen Pendidikan Islam, baik di pusat maupun daerah, data EMIS harus ter-update secara periodik persemester (dengan format pengiriman data melalui exel kemudian file exel di compress menjadi file yang lebih kecil kapasitasnya untuk dapat di upload ke server sistem EMIS). Diharapkan data EMIS terjamin kelengkapan, keakuratan dan ketepatan waktunya, sehingga data EMIS dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh seluruh pemangku kepentingan untuk berbagai keperluan, terutama untuk mendukung perencanaan dan pengambilan kebijakan.

Implementasi EMIS dalam Pengambilan Kebijakan di Mapenda Kab. Majalengka. Peran EMIS sebagai sebuah sistem informasi manajemen pendidikan yang digunakan di lingkungan Kementerian Agama adalah sebagai sumber data yang dapat digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan. Sebagai sebuah sistem yang telah dirancang dan dibiayai oleh negara, EMIS diharapkan mampu untuk memberikan data yang akurat dan mudah untuk diakses, sehingga segala usaha yang telah dilakukan dirjen pendidikan agama Islam dalam melakukan pendataan pendidikan dapat dimanfaatkan dalam setiap pengambilan kebijakan terkait dengan pendidikan di lingkungan Kementerian Agama.

Di lingkungan Mapenda Kantor Kementerian Agama Kabupaten Majalengka EMIS sudah mulai digunakan untuk pendukung pengambilan keputusan, hal ini disampaikan kepala seksi Mapenda Kantor Kementerian Agama Kabupaten Majalengka (Wawancara dengan kasi Mapenda Kementerian Agama Kabupaten Majalengka, H. Dede Zakaria, M.Pd.I, tanggal 23 September 2016).

Di Mapenda Majalengka sudah mulai menggunakan EMIS sebagai data awal dalam pengambilan keputusan. Akan tetapi dari data awal tersebut perlu kita verifikasi kembali ke lapangan keabsahannya. Biasanya kita melakukan verifikasi melalui telepon kepada kepala madrasah ataupun melalui komunikasi langsung antara madrasah dengan Mapenda.

Implementasi EMIS terutama berkaitan dengan kebijakan yang membutuhkan data real seperti penentuan penerima sertifikasi guru, penentuan madrasah penerima bantuan rehabiitasi gedung maupun tempat ibadah, penentuan pemberian beasiswa miskin, maupun pemetaan madrasah dan guru pendidikan agama Islam yang ada di wilayah kabupaten Majalengka.

Misalkan penentuan peserta sertifikasi guru merupakan salah satu kebijakan Mapenda yang menggunakan data EMIS dalam pengambilan kebijakannya. Dari data EMIS yang ada mapenda dapat melihat data guru yang sudah memenuhi syarat untuk mendapatkan tunjangan sertifikasi. Dari EMIS mapenda dapat mengetahui riwayatnya.

B.     Permasalahan yang dihadapi dalam penggunaan SIM Pendidikan pada Kemenag RI

Dalam penggunaan EMIS ini Kemenag menghadapi beberapa permasalahan yang terjadi diantaranya: respon update data dari lembaga pendidikan yang kadang terlambat dalam proses pendataannya, hal ini lebih disebabkan karena sumber data belum dapat merasakan manfaat dan pentingnya pendataan EMIS tersebut, kurangnya perhatian sebagian besar lembaga pendidikan terhadap pekerjaan pendataan EMIS, dan minimnya kondisi infrastruktur di sebagian besar daerah sehingga sumber data kesulitan dalam mengakses aplikasi EMIS, misalkan ketersediaan PC atau laptop yang sesuai dengan spesifikasinya.

Selain itu permasalahan yang dihadapi yang sering dikeluhkan oleh lembaga pendidikan dalam penggunaan EMIS adalah format pendataannya yang selalu berubah-ubah setiap saat sehingga operator sekolah harus lebih rumit lagi melakukan pendataannya ditambah lagi belum tersedianya honor untuk operator sehingga menghambat kerja untuk pengumpulan data.

Kemudian permasalahan selanjutnya adalah bahwa sistem EMIS ini belum menjadi format baku software yang memudahkan si pengupdate data sehingga setiap pendataan yang harus dilakukan setiap persemester harus mulai pendataan dari nol lagi dengan format exel, sehingga memperlambat dari proses pendataan itu sendiri.

BAB III

KESIMPULAN

Sistem Informasi Manajemen Pendidikan merupakan perpaduan antara sumber daya manusia dan aplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan, mengolah, dan mengambil kembali data dalam rangka mendukung kembali proses pengambilan keputusan dalam bidang pendidikan. Data-data tersebut adalah data empiris atau data/fakta sebenarnya yang benar-benar ada dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

SIM Pendidikan pada kemenag Kementerian Agama RI dalam hal ini Ditjen Pendis telah menerapkan kebijakan satu pintu (terintegrasi) di dalam pelaksanaan pendataan pendidikan Islam, melalui Sistem Pendataan EMIS (Education Management Information Sistem), dengan prinsip pendataan yang lengkap, akurat, akuntabel, rapi dan integrated, dan tepat waktu. Bertujuan untuk: (1) Memperkuat kemampuan untuk mengatur, merencanakan, dan mengawasi alur informasi antar instansi yang saling berhubungan. (2) Memadukan seluruh informasi yang berhubungan dengan manajemen kegiatan pendidikan dan menyajikannya secara ringkas dan menyeluruh. (3) Memperbaiki kapasitas pengolahan, penyimpanan, dan analisis data dalam menyediakan informasi yang terpercaya dan tepat waktu bagi perencana, pemimpin, dan penanggungjawab bidang pendidikan. (4) Mengkoordinasikan proses pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, analisis dan penyebaran informasi dalam manajemen pendidikan. (5) Memudahkan dan meningkatkan penggunaan informasi yang sesuai oleh berbagai instansi dan perorangan pada semua jenjang agar perencanaan, pelaksanaan, dan manajemen pendidikan dapat lebih efektif. (6) Menyederhanakan alur informasi dalam pengambilan keputusan dengan menghapus proses duplikasi dan perbedaan pengisian informasi. (7) Mengaitkan berbagai sistem informasi yang ada. (8) Memadukan berbagai sumber informasi kuantitatif dan kualitatif dalam suatu sistem, dan (9) Memperbaiki proses pengumpulan, penyebaran, dan penggunaan informasi manajemen pendidikan dalam menanggapi perubahan kebutuhan informasi.

Adapun permasalahan yang dihadapi dalam EMIS ini adalah keterlambatan update data dari lembaga pendidikan dikarenakan ketersediaan fasilitas pendukung yang belum memadai dan tidak sesuai dengan spesifikasinya, format pendataan yang selalu berubah-ubah dan lebih rumit, belum tersedianya honor untuk operator serta sistem EMIS belum menjadi format baku software yang memudahkan bagi operator.

DAFTAR PUSTAKA

Jurnal Pendidikan Islam Nomor 1, Juni 2014/143 Pengambilan Kebijakan Berbasis Education Management Information System(EMIS)

Dodi Irawan Syarip, dan Rosidin. Sistem Manajemen Data

Hasil wawacara dengan Kasi Mapenda Kemenag Kab. Majalengka H. Dede Zakaria, M.Pd.I pada tanggal 23 September 2016