SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
PENDIDIKAN
PADA KEMENTERIAN AGAMA (KEMENAG) RI
Oleh
Saepullah Ma ruf
Yudi Imansyah
BAB I
PENDAHULUAN
Kemajuan
ilmu pengetahuan dan teknologi yang begitu cepat pada era globalisasi saat ini,
sangat terasa pengaruhnya dalam berbagai bidang kehidupan masyarakat, mulai
dari bidang sosial, politik, budaya dan termasuk bidang pendidikan. Sehingga
harus cepat pula perubahan dan perkembangan iptek tersebut secara serius
direspon oleh masyarakat.
Untuk
itu bidang pendidikan dalam hal ini lembaga pendidikan yang di dalamnya ada madrasah
dan pondok pesantren perlu melakukankan perubahan secara terus menerus seiring
dengan perkembangan jaman. Dalam rangka menanggapi serta menjawab tuntutan
kemajuan iptek tersebut madrasah dan pesantren salah satunya harus bisa
menyediakan layanan informasi yang cepat, lengkap, akurat, tersusun rapi dan
akuntabel, untuk pemutahiran data lembaga pendidikan yang akan dijadikan acuan
untuk mengeluarkan kebijakan, perencanaan pendidikan, manajemen pendidikan dan
lain-lain.
Dalam
menghadapi globalisasi, sistem informasi semakin dibutuhkan oleh lembaga
pendidikan, khususnya dalam meningkatkan kelancaran aliran informasi dalam
lembaga pendidikan, kontrol kualitas, dan menciptakan aliansi atau kerja sama
dengan pihak lain yang dapat meningkatkan nilai lembaga pendidikan tersebut.
Dalam
rangka membangun informasi yang handal, dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen
(SIM) Pendidikan. SIM Pendidikan adalah sebuah sistem informasi. SIM Pendidikan
ini dikembangkan secara terpadu dimulai dari proses operasional pendaftaran
siswa baru, proses akademik, pengelolaan keuangan, sampai operasional siswa
menjadi alumni, sehingga manajemen pendidikan menjadi lebih mudah dan
terkontrol.
Kementerian
Agama RI khususnya dalam bidang pendidikan telah menggunakan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) pendidikan yang diharapkan menjadi solusi untuk kemajuan
lembaga-lembaga pendidikan yang berada di bawah naungan kemanag RI, SIM
Pendidikan tersebut diharapkan mampu menampung dan mengolah data serta
menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM pendidikan
yang tangguh, maka akan sulit rasanya lembaga pendidikan yang baik dan maju akan
terwujud, karena SIM Pendidikan menolong lembaga-lembaga pendidikan dalam
mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data,
meningkatkan kualitas informasi, meningkatkan kontrol, menyederhanakan alur
registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Sistem Informasi Manajemen Pendidikan pada Kemenag RI
Kementerian Agama RI dalam hal ini Ditjen Pendis telah
menerapkan kebijakan satu pintu (terintegrasi) di dalam pelaksanaan pendataan
pendidikan Islam, melalui Sistem Pendataan EMIS (Education Management
Information Sistem), yang memiliki
slogan “Dengan semangat "satu
pintu", kita wujudkan data pendidikan islam 100% valid”. Sistem Pendataan
EMIS merupakan satu-satunya instrumen penjaringan data pokok pendidikan Islam
resmi di lingkup Ditjen Pendis.
Seluruh
jajaran Ditjen Pendis (pusat dan daerah) harus mendukung gerakan pendataan
pendidikan Islam satu pintu, melalui Sistem Pendataan EMIS.
EMIS adalah sebuah metode manajemen
formal dalam penyediaan informasi pendidikan yang akurat dan tepat waktu
sehingga proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengembangan proyek, dan
fungsi-fungsi manajemen pendidikan lainnya dapat dilaksanakan secara efektif.
Dalam pengertian lain EMIS adalah sekelompok informasi dan dokumentasi yang
terorganisasi dalam melaksanakan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan,
analisis, dan penyebaran informasi yang digunakan untuk manajemen dan perencanaan
pendidikan. Sistem EMIS digunaka untuk mengatur data dan informasi pendidikan
dalam jumlah besar yang dapat dibaca, diambil kembali, diproses, dianalisis,
dan disajikan dan disebarkan. Inti dari pengertian tersebut adalah sebuah
sistem informasi manajemen pendidikan yang mengatur data dan informasi
pendidikan untuk disimpan, dikelola, dianalisis, dan digunakan dalam pengambilan
keputusan pendidikan. (Dodi Irawan Syarip, dan Rosidin. Sistem Manajemen
Data, hlm. 20)
Penggunaan EMIS dalam sistem
informasi manajemen pendidikan di lingkungan kementerian Agama memiliki tujuan
sebagai berikut: (1) Memperkuat kemampuan untuk mengatur, merencanakan, dan
mengawasi alur informasi antar instansi yang saling berhubungan. (2) Memadukan
seluruh informasi yang berhubungan dengan manajemen kegiatan pendidikan dan
menyajikannya secara ringkas dan menyeluruh. (3) Memperbaiki kapasitas
pengolahan, penyimpanan, dan analisis data dalam menyediakan informasi yang
terpercaya dan tepat waktu bagi perencana, pemimpin, dan penanggungjawab bidang
pendidikan. (4) Mengkoordinasikan proses pengumpulan, penyimpanan, pengolahan,
analisis dan penyebaran informasi dalam manajemen pendidikan. (5) Memudahkan
dan meningkatkan penggunaan informasi yang sesuai oleh berbagai instansi dan
perorangan pada semua jenjang agar perencanaan, pelaksanaan, dan manajemen
pendidikan dapat lebih efektif. (6) Menyederhanakan alur informasi dalam
pengambilan keputusan dengan menghapus proses duplikasi dan perbedaan pengisian
informasi. (7) Mengaitkan berbagai sistem informasi yang ada. (8) Memadukan
berbagai sumber informasi kuantitatif dan kualitatif dalam suatu sistem, dan
(9) Memperbaiki proses pengumpulan, penyebaran, dan penggunaan informasi
manajemen pendidikan dalam menanggapi perubahan kebutuhan informasi. (Ibid,
hlm. 20-21)
EMIS yang merupakan sistem lama
rintisan departemen agama pada waktu itu berawal dari sebuah proyek pinjaman
luar negeri. Proyek tersebut didanai dari Asian Development Bank (ADB)
untuk peningkatan mutu pendidikan lanjutan pertama pada tahun 1994-1998.
Setelah proyek pertama berhasil maka dilanjutkan dengan proyek kedua dan yang
ketiga dari ADB yaitu Proyek Peningkatan Mutu Pendidikan Dasar atau Basic
Education Project (BEP) dan Proyek Pengembangan Madrasah Aliyah atau The
Development of Madrasah Aliyah Project (DMAP). Kedua proyek tersebut
berlangsung sampai tahun 2000. Pada tahun 2001 proyek EMIS telah didanai secara
penuh oleh pemerintah melalui APBN. Hal ini menunjukkan keseriusan pemerintah
terutama dalam mengelola data pendidikan sehingga data tersebut dapat digunakan
dalam perencanaan pendidikan maupun kebutuhan-kebutuhan lain yang membutuhkan
data pendidikan, khususnya data pendidikan di madrasah.
Sebagai sebuah sistem yang telah
dirintis sejak tahun 1994, EMIS diberikan harapan besar untuk dapat memenuhi
kebutuhan akan data pendidikan agama secara cepat dan tepat. EMIS selalu
mengalami perbaikan dan peningkatan sehingga mampu memberikan data maupun
informasi yang dibutuhkan oleh pengambil kebijakan baik di tingkat pusat maupun
di tingkat daerah. Data dan informasi tersebut berasal dari madrasah-madrasah
maupun guru pendidikan agama Islam yang diambil secara langsung melalui
instrumen yang diisi oleh masing-masing madrasah maupun guru pendidikan agama
Islam sehingga diharapkan apa yang ada di dalam EMIS merupakan data riil yang
ada di lapangan sehingga dapat digunakan oleh pengambil kebijakan dalam setiap
perancangan suatu kebijakan.
Dalam
perjalanannya, perkembangan EMIS lebih ditentukan oleh kebutuhan data dan
informasi tentang lembaga-lembaga pendidikan Islam dan lembaga-lembaga lainnya
dibawah Ditjen Pendidikan Islam untuk memberikan gambaran lebih jelas, tepat
dan akurat agar dapat membantu dan mengupayakan pengembangan dan pembangunan
lembaga-lembaga pendidikan Islam, hingga dapat benar-benar sejajar dengan
pendidikan umum, yang lebih dulu mendapat dukungan dari pemerintah.
Sejak
Februari 2002 EMIS resmi menjadi "Bagian Data dan Informasi
Pedidikan", oleh karena itu kegiatan Pendataan, Pengolahan, Pelaporan,
Pelayanan dan Sosialisasi Data serta Informasi Pendidikan menjadi tanggung
jawab Bagian tersebut. Dengan terbentuknya kelembagaan tersebut, penting
artinya agar selalu dapat memenuhi seluruh kebutuhan data dan informasi bagi
pembangunan dan pengembangan lembaga-lembaga pendidikan Islam di Indonesia.
Namun demikian, terdapat kendala lain yang berkaitan dengan perubahan struktur
di lingkungan Kementerian Agama, unit Data dan Informasi Pendidikan belum
terakomodasi pada seluruh Propinsi di Indonesia, apalagi Kota/Kabupaten. Hanya
pada beberapa propinsi struktur tersebut sudah diterapkan sama dengan struktur
organisasi Kementerian Agama Pusat. Berdasarkan SOTK terbaru, maka mulai
Januari 2013 berubah menjadi Subbag Sistem Informasi.
Data pendidikan yang dihasilkan dari sistem
pendataan EMIS akan menjadi dasar acuan dalam perencanaan program dan anggaran
pendidikan Islam. EMIS berperan dalam menunjang proses
perencanaan dan pengambilan kebijakan program Pendis. Sejauh ini, 87% data EMIS
menentukan kualitas perencanaan, sehingga harus terus ditingkatkan dengan
meminimalisir berbagai kelemahan yang terjadi selama ini.
EMIS menjadi sumber utama
referensi data di lingkup Ditjen Pendidikan Islam, baik di pusat maupun daerah,
data EMIS harus ter-update secara periodik persemester (dengan format
pengiriman data melalui exel kemudian file exel di compress menjadi file yang
lebih kecil kapasitasnya untuk dapat di upload ke server sistem EMIS). Diharapkan
data EMIS terjamin kelengkapan, keakuratan dan ketepatan waktunya, sehingga data
EMIS dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh seluruh pemangku kepentingan untuk
berbagai keperluan, terutama untuk mendukung perencanaan dan pengambilan
kebijakan.
Implementasi
EMIS dalam Pengambilan Kebijakan di Mapenda Kab. Majalengka. Peran EMIS sebagai sebuah sistem
informasi manajemen pendidikan yang digunakan di lingkungan Kementerian Agama
adalah sebagai sumber data yang dapat digunakan sebagai pendukung pengambilan
keputusan. Sebagai sebuah sistem yang telah dirancang dan dibiayai oleh negara,
EMIS diharapkan mampu untuk memberikan data yang akurat dan mudah untuk
diakses, sehingga segala usaha yang telah dilakukan dirjen pendidikan agama
Islam dalam melakukan pendataan pendidikan dapat dimanfaatkan dalam setiap
pengambilan kebijakan terkait dengan pendidikan di lingkungan Kementerian
Agama.
Di lingkungan Mapenda Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Majalengka EMIS sudah mulai digunakan untuk
pendukung pengambilan keputusan, hal ini disampaikan kepala seksi Mapenda
Kantor Kementerian Agama Kabupaten Majalengka (Wawancara dengan kasi Mapenda
Kementerian Agama Kabupaten Majalengka, H. Dede Zakaria, M.Pd.I, tanggal 23
September 2016).
Di
Mapenda Majalengka sudah mulai menggunakan EMIS sebagai data awal dalam
pengambilan keputusan. Akan tetapi dari data awal tersebut perlu kita
verifikasi kembali ke lapangan keabsahannya. Biasanya kita melakukan verifikasi
melalui telepon kepada kepala madrasah ataupun melalui komunikasi langsung
antara madrasah dengan Mapenda.
Implementasi
EMIS terutama berkaitan dengan kebijakan yang membutuhkan data real
seperti penentuan penerima sertifikasi guru, penentuan madrasah penerima
bantuan rehabiitasi gedung maupun tempat ibadah, penentuan pemberian beasiswa
miskin, maupun pemetaan madrasah dan guru pendidikan agama Islam yang ada di
wilayah kabupaten Majalengka.
Misalkan
penentuan peserta sertifikasi guru merupakan salah satu kebijakan Mapenda yang
menggunakan data EMIS dalam pengambilan kebijakannya. Dari data EMIS yang ada
mapenda dapat melihat data guru yang sudah memenuhi syarat untuk mendapatkan
tunjangan sertifikasi. Dari EMIS mapenda dapat mengetahui riwayatnya.
B.
Permasalahan
yang dihadapi dalam penggunaan SIM Pendidikan pada Kemenag RI
Dalam penggunaan EMIS ini
Kemenag menghadapi beberapa permasalahan yang terjadi diantaranya: respon
update data dari lembaga pendidikan yang kadang terlambat dalam proses
pendataannya, hal ini lebih
disebabkan karena sumber data belum dapat
merasakan manfaat dan pentingnya pendataan EMIS tersebut, kurangnya perhatian
sebagian besar lembaga pendidikan terhadap pekerjaan pendataan EMIS, dan
minimnya kondisi infrastruktur di sebagian besar daerah sehingga sumber data
kesulitan dalam mengakses aplikasi EMIS, misalkan ketersediaan PC atau laptop
yang sesuai dengan spesifikasinya.
Selain
itu permasalahan yang dihadapi yang sering dikeluhkan oleh lembaga pendidikan
dalam penggunaan EMIS adalah format pendataannya yang selalu
berubah-ubah setiap saat sehingga operator sekolah harus lebih rumit lagi
melakukan pendataannya ditambah lagi belum tersedianya honor untuk operator
sehingga menghambat kerja untuk pengumpulan data.
Kemudian permasalahan
selanjutnya adalah bahwa sistem EMIS ini belum menjadi format baku software
yang memudahkan si pengupdate data sehingga setiap pendataan yang harus
dilakukan setiap persemester harus mulai pendataan dari nol lagi dengan format
exel, sehingga memperlambat dari proses pendataan itu sendiri.
BAB III
KESIMPULAN
Sistem
Informasi Manajemen Pendidikan merupakan perpaduan antara sumber daya manusia
dan aplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan, mengolah, dan
mengambil kembali data dalam rangka mendukung kembali proses pengambilan
keputusan dalam bidang pendidikan. Data-data tersebut adalah data empiris atau
data/fakta sebenarnya yang benar-benar ada dan dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya.
SIM
Pendidikan pada kemenag Kementerian Agama RI dalam hal ini Ditjen Pendis telah
menerapkan kebijakan satu pintu (terintegrasi) di dalam pelaksanaan pendataan
pendidikan Islam, melalui Sistem Pendataan EMIS (Education Management
Information Sistem), dengan prinsip
pendataan yang lengkap, akurat, akuntabel, rapi dan integrated, dan tepat waktu.
Bertujuan untuk: (1) Memperkuat kemampuan untuk mengatur, merencanakan,
dan mengawasi alur informasi antar instansi yang saling berhubungan. (2)
Memadukan seluruh informasi yang berhubungan dengan manajemen kegiatan
pendidikan dan menyajikannya secara ringkas dan menyeluruh. (3) Memperbaiki
kapasitas pengolahan, penyimpanan, dan analisis data dalam menyediakan
informasi yang terpercaya dan tepat waktu bagi perencana, pemimpin, dan
penanggungjawab bidang pendidikan. (4) Mengkoordinasikan proses pengumpulan,
penyimpanan, pengolahan, analisis dan penyebaran informasi dalam manajemen
pendidikan. (5) Memudahkan dan meningkatkan penggunaan informasi yang sesuai
oleh berbagai instansi dan perorangan pada semua jenjang agar perencanaan,
pelaksanaan, dan manajemen pendidikan dapat lebih efektif. (6) Menyederhanakan
alur informasi dalam pengambilan keputusan dengan menghapus proses duplikasi
dan perbedaan pengisian informasi. (7) Mengaitkan berbagai sistem informasi
yang ada. (8) Memadukan berbagai sumber informasi kuantitatif dan kualitatif
dalam suatu sistem, dan (9) Memperbaiki proses pengumpulan, penyebaran, dan
penggunaan informasi manajemen pendidikan dalam menanggapi perubahan kebutuhan
informasi.
Adapun permasalahan yang dihadapi dalam EMIS ini adalah
keterlambatan update data dari lembaga pendidikan dikarenakan ketersediaan
fasilitas pendukung yang belum memadai dan tidak sesuai dengan spesifikasinya,
format
pendataan yang selalu berubah-ubah dan lebih rumit, belum tersedianya honor
untuk operator serta sistem EMIS belum menjadi format baku software yang
memudahkan bagi operator.
DAFTAR
PUSTAKA
Jurnal Pendidikan Islam Nomor 1, Juni 2014/143 Pengambilan
Kebijakan Berbasis Education Management Information System(EMIS)
Dodi
Irawan Syarip, dan Rosidin. Sistem Manajemen Data
Hasil wawacara dengan Kasi Mapenda Kemenag Kab.
Majalengka H. Dede Zakaria, M.Pd.I pada tanggal 23 September 2016